Por Eliza Thomas.

Los profesionales de Mejora Continua rara vez carecen de nuevas ideas de mejora, pero pueden tener dificultades para decidir qué oportunidades merecen atención primero.

Cada empresa o planta tiene decenas o cientos de ideas compitiendo por tiempo, presupuesto y recursos, mientras que cada departamento considera que su proyecto es el más urgente. Esto hace que cada opción parezca prioritaria, y se vuelve difícil priorizar objetivos los proyectos y asignar recursos.

Por qué los esfuerzos de mejora continua tienen dificultades con la priorización

Sin una forma coherente de evaluar iniciativas competidoras, las organizaciones suelen responder a la urgencia en lugar del valor empresarial, lo que a menudo resulta en la pérdida de impulso de un programa de CI. La petición más ruidosa suele recibir atención primero, mientras que otras oportunidades de alto impacto se ven obligadas a esperar. Las quejas de los clientes o las solicitudes de los ejecutivos suelen atenderse más rápidamente debido a la apariencia de peso e importancia, aunque no sean los proyectos con mayor valor a largo plazo.

Como resultado de estas situaciones, el trabajo de mejora se vuelve reactivo. Los recursos están repartidos entre iniciativas competidoras, los proyectos se estancan y las organizaciones luchan por generar un impacto empresarial generador.

Descubre cómo es en la práctica un proyecto de mejora continua de alto impacto con este ejemplo de Minitab Engage.

¿Qué ocurre cuando los proyectos de mejora no se priorizan?

Cualquier tiempo dedicado a una iniciativa de bajo valor es tiempo que podría haberse dedicado a otro sitio.

Cuanto más tiempo y esfuerzo se dedique a un proyecto sin un resultado sólido, más importante será un retorno de inversión en toda la cartera de mejoras.

Cada hora, cada dólar y cada empleado asignado a una iniciativa de bajo valor representa una oportunidad perdida de invertir en mejoras que podrían reducir costes, aumentar el rendimiento o mejorar la calidad. Con el tiempo, el retorno de toda la cartera de mejoras disminuye.

El impacto económico de esto puede ser considerable. Investigaciones del Project Management Institute (PMI) revelaron que las organizaciones pierden una media de 122 millones de dólares por cada 1.000 millones de dólares invertidos en proyectos debido a una mala priorización de proyectos. Estas pérdidas se deben a dispersar los recursos en demasiadas iniciativas y son grandes contribuyentes a la inversión desperdiciada y al valor empresarial no realizado.

Caso de uso de priorización de fabricación

Vamos a explorar un ejemplo real donde la priorización puede marcar una gran diferencia.

Una planta de fabricación ha identificado seis posibles proyectos de mejora:

• Reducir chatarra en la Línea 3
• Mejorar la incorporación de empleados
• Mejoran el etiquetado de almacén
• Reducir el tiempo de inactividad de la máquina
• Mejorar la notificación de quejas de clientes
• Estandarizar las transferencias por turnos

El equipo de CI tiene suficiente capacidad para completar solo dos proyectos este trimestre.

Sin un marco de priorización, el equipo selecciona los proyectos en función de qué departamento hace las solicitudes más fuertes. Pasan meses mejorando el etiquetado de los almacenes y actualizando los materiales de incorporación. Estas son iniciativas valiosas, pero que tienen poco impacto inmediato en el rendimiento de la producción.

Mientras tanto, el tiempo de inactividad de las máquinas sigue aumentando, reduciendo el rendimiento y retrasando los pedidos de los clientes. Las tasas de chatarra también siguen siendo altas, lo que resulta en un desperdicio y retrabajo de materiales evitables.

Utilizando un marco estructurado de priorización dentro de Minitab Engage, el equipo evalúa cada proyecto en función del impacto empresarial, alineación estratégica, esfuerzo de implementación y recursos disponibles.

El análisis identifica la reducción del tiempo de inactividad y el desguace como las oportunidades de mayor valor. Al centrar los recursos primero en esas iniciativas, la organización aumenta la capacidad de producción, reduce el desperdicio y ofrece un valor empresarial medible antes de pasar a mejoras de menor prioridad.

¿Cómo priorizan los equipos de CI de alto rendimiento los proyectos?

Estos equipos no preguntan: "¿Qué deberíamos arreglar?" Preguntan: "¿Qué mejora creará el mayor valor?" Cada proyecto se evalúa en función del impacto estratégico, el valor del cliente, el ROI esperado y los recursos necesarios para llevarlo a bien.

1. Tratan los proyectos de mejora como inversiones. En lugar de perseguir resultados rápidos o abandonar iniciativas a mitad de camino, comprometen los recursos necesarios para lograr resultados empresariales medibles.
2. Sustituyen las opiniones por criterios de evaluación consistentes. En lugar de depender de la urgencia o de la petición más fuerte, utilizan datos y puntuación estandarizada para evaluar el impacto empresarial, el riesgo y los requisitos de recursos. Esto reduce el sesgo y hace que la selección de proyectos sea más objetiva.
3. Apoyan la alineación estratégica con los valores de la empresa. Ni siquiera los proyectos de alto valor se persiguen si no apoyan las prioridades de la organización. Los equipos exitosos aseguran que cada iniciativa contribuya a objetivos empresariales más amplios en lugar de resolver problemas de forma aislada.
4. Equilibran los logros a corto plazo con proyectos transformadores a largo plazo. Las victorias rápidas mantienen el impulso mientras que las iniciativas mayores aportan un valor empresarial sostenido, evitando la fatiga de mejora sin sacrificar el crecimiento a largo plazo.

Los equipos de CI de alto rendimiento reconocen que la priorización no consiste en completar la mayor cantidad posible de proyectos; Se trata de elegir el proyecto adecuado con la mayor oportunidad.

La priorización no elimina buenas ideas, asegura que las ideas correctas reciban atención primero.