Por Shelby Anderson.

La industria sanitaria ha encarado retos enormes en 2020, principalmente luchar contra el nuevo coronavirus COVID-19. Esta industria está formada por profesionales conocidos por su resistencia, empatía, largas horas de duro trabajo y optimismo. Dado todo lo que hace para ayudar a los demás, los trabajadores de la salud merecen especialmente ayuda para facilitar sus trabajos y salvar vidas. Una pequeña manera en la que Minitab puede ayudarles específicamente es con los mapas de flujo de valor.

¿Qué es un mapa de flujo de valor?

Un mapa de flujo de valor (VSM) es una herramienta que ayuda a visualizar cada paso o acción requerida para completar un proceso desde el principio al final.

Originalmente se creó como una técnica de producción ajustada (Lean), pero el objetivo de un VSM es ayudar al usuario no solo a visualizar, sino a mapear y comprender el flujo de los materiales e información. Esta información entonces puede ser utilizada para identificar mejoras para optimizar el proceso, como reducir los desperdicios o incrementar la velocidad.

Cuando miramos específicamente a la industria sanitaria, existen muchas oportunidades ricas en datos que podrían utilizar la ayuda de los mapas de flujo de valor. Algunos ejemplos incluyen la mejora de las puntuaciones de HCAHPS (Evaluación del consumidor del hospital de proveedores y sistemas de atención médica), decrementando los tiempos de espera de los pacientes, incrementando la capacidad/rendimiento y optimización del inventario global para artículos como máscaras N95, desinfectantes de manos o bolsas de suero.

¿Pueden los mapas de flujo de valor (VSM) realmente ayudar en sanidad?

¡Absolutamente sí! Una aplicación para VSM en salud es mapear la ruta de un paciente durante su tratamiento, y entonces utilizarla para mejorar el servicio y minimizar retardos.

Hay que tener en cuenta que cuando se intenta mapear con precisión un proceso o sistema, la obtención de datos fiables, de alta calidad, sobre el flujo de información y el tiempo que un paciente tarda en uno o entre pasos, es clave. Es esencial cronometrar con precisión los pasos del proceso y aprovechar la comunicación entre equipos interfuncionales para obtener una imagen real de lo que está sucediendo.

Para empezar a mapear la ruta de un paciente en el tratamiento, sería necesario crear un mapa del estado actual para que actúe como línea de base para identificar áreas de mejora. Una de las maneras más fáciles de crear un mapa de flujo de valor es utilizar Minitab Workspace o Companion by Minitab.

En este ejemplo, el primer paso que un paciente realiza es visitar su médico general (general physician o, abreviado "GP"). Este paso se representa con una forma de proceso rectanguar el el mapa de flujo de valor. El tiempo total que el paciente emplea en este paso recibe el nómbre de tiempo de ciclo y se desglosa debajo del rectángulo en valor añadido ("VA") y no valor añadido ("NVA"). VA es el tiempo que el cliente está dispuesto a pagar, p. ej., los 20 minutos utilizados con el GP, mientras que NVA es el tiempo que el cliente no está dispuesto a pagar, p. ej., el tiempo utilizado en la sala de espera antes de la cita.

Después de calcular el tiempo de ciclo, se verá una flecha de linea punteada entre los pasos del proceso llamada flecha de empuje. Ésta muestra que una vez que un paciente completa un paso, es "empujado" o avanzado al siguiente paso. Los expertos en Lean generalmente sugieren que se podría diseñar un proceso más eficiente cambiando estos pasos de empuje a flujos continuos o pasos estirar ("pull"). Los triángulos amarillos encima de las flechas de puntos indican el tiempo que un paciente emplea esperando al siguiente proceso. Esos pasos son acciones sin valor añadido para el paciente.

Al identificar todos los pasos se puede empezar a mapear el proceso completo, moviéndose desde la izquierda a la derecha. Aunque VSM puede realmente hacerse con papel y lápiz, el uso de potentes herramientas visuales de negocio como las de Minitab Workspace o Companion by Minitab pueden hacer el proceso mucho más fácil. Por ejemplo, tanto Minitab Workspace como Companion by Minitab calculan automáticamente y visualizan una línea de tiempos en la parte inferior del VSM, que añade el tiempo total para realizar el sistema completo (conocido como "lead time"), incluyendo información de resumen global.

Una vez que todo el sistema ha sido mapeado, se puede crear un mapa de estado futuro ideal, y posiblemente una serie de pasos futuros intermedios. Estos pueden identificar áreas de mejora, y una vez implementados, pueden convertirse en el "nuevo" mapa de estado actual como parte de un proceso de mejora de calidad iterativo.

¿Cómo se mejora el mapa o el proceso del estado actual?

Cuando se buscan áreas de mejora, hay que intentar poner el foco en cambios para mejorar el flujo de pacientes a lo largo del proceso. Un flujo continuo es lo ideal y mueve pacientes a través del sistema sin que tengan que esperar. Sin embargo, el flujo continuo no siempre es posible, así que en su lugar se deben de introducir otros cambios- como FIFO (primero en entrar, primero en salir).

Otra idea sería echar un vistazo al tiempo "Takt time", que puede ayudar a descifrar el ritmo de demanda. En este caso, Takt Time puede interpretarse como el número de pacientes que pueden tratarse por unidad de tiempo. Tanto Minitab Workspace como Companion by Minitab calculan el Takt Time automáticamente.

Una vez que se han completado los mapas de estado actual y futuro, pueden compararse ambos, cuantificar las oportunidades de mejora y mirar cómo implementar los cambios. En este ejemplo, los pasos de triaje y clasificación/designación podrían combinarse para que los pacientes requieran menos visitas al hospital y para que reciban un tratamiento más rápido.

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