¿Ven sus directivos cómo sus iniciativas de calidad afectan el resultado final? Tal vez lo harían más a menudo si tuvieran una visión accesible del rendimiento y, en última instancia, del impacto general de los proyectos de mejora.

Por ejemplo, el 60% de las organizaciones encuestadas por la Sociedad Estadounidense para la Calidad en su estudio del estado global de la calidad de 2016 decían que no sabían o no medían el impacto financiero de la calidad.

La evidencia muestra que los líderes de la compañía simplemente no tienen un buen acceso al tipo de información que necesitan sobre sus iniciativas de mejora de la calidad.

El estudio del estado global de la calidad de ASQ 2013 indicó que más de la mitad de los directivos reciben actualizaciones sobre la calidad solo una vez por trimestre o incluso menos. Puede estar seguro que toman decisiones que afectan a la calidad con mucha más frecuencia que eso.

Incluso para las organizaciones que están trabajando arduamente para evaluar el impacto de la calidad, la comunicación de manera efectiva de ese impacto a los directivos de nivel C es un gran desafío. El informe de 2013 reveló que mientras más personas se alzan en el liderazgo de una organización, con menor frecuencia éstos reciben informes sobre las métricas de calidad. Solo el 2% de los altos directivos obtienen informes de calidad diarios, en comparación con el 33% de los miembros del personal de primera línea.

Una cuarta parte de los directivos senior afirmaron obtener métricas de calidad solo anualmente. Ese es un gran problema, y se extiende en todas las industrias. El Instituto Juran, que se especializa en capacitación, certificación y consultoría en gestión de la calidad a nivel mundial, también concluyó que esta falta de soporte a la gerencia es la razón número 1 por la que fracasan las iniciativas de mejora de la calidad.

Los profesionales de calidad son un grupo muy dedicado y trabajador, su tarea es realmente desafiante y, a menudo, ingrata. Sus éxitos deben ser entendidos y reconocidos. Pero sus esfuerzos no parecen llegar a las oficinas ejecutivas de nivel C tan a menudo como se merecen.

¿Por qué tantos líderes obtienen tan pocos informes sobre sus programas de calidad?

5 factores que hacen que la generación de informes sobre programas de calidad sea imposible

Para ser justos con todos los involucrados, desde el profesional hasta el directivo, reunir la imagen completa de la calidad en una empresa es desalentador. Los profesionales nos dicen que incluso en organizaciones con programas de calidad robustos y maduros, evaluar el impacto acumulativo de una iniciativa puede ser difícil y, a veces, imposible. Las razones incluyen:

Datos de proyecto dispersos e inaccesibles

Los equipos individuales son muy buenos para capturar e informar sus resultados, pero una gran empresa puede tener miles de proyectos simultáneos de calidad. Solo recopilar la información crítica de todos esos proyectos y ponerla en una forma que los líderes puedan usar es una tarea monumental.

Aplicaciones y documentos de proyectos dispersos

Los equipos generalmente usan una variedad de diferentes aplicaciones para crear gráficos, mapas de procesos, mapas de flujo de valores y otros documentos. Así que el registro del proyecto se convierte en una mezcla de archivos de muchas aplicaciones diferentes. A esta confusión se añade que las últimas versiones de algunos documentos pueden residir en varios ordenadores diferentes, los líderes del proyecto a menudo necesitan rastrear múltiples versiones de un documento para mantener el registro oficial del proyecto al día.

Métricas inconsistentes en los proyectos

Los resultados y las métricas no siempre se miden de la misma manera de un equipo del proyecto a otro. Si un equipo mide manzanas y el siguiente equipo mide naranjas, sus resultados no pueden evaluarse ni agregarse como si fueran equivalentes.

Seguimiento ineficaz e inadecuado

Muchas organizaciones han intentado métodos de seguimiento de calidad que van desde bases de datos de proyectos locales hasta sistemas completos de gestión de cartera de proyectos (PPM). Pero los sistemas locales a menudo se vuelven una carga que mantener, mientras que las soluciones listas para ser usadas, creadas para TI u otras funciones comerciales, no son compatibles con los proyectos que involucran métodos de mejora continua de la calidad como Lean y Six Sigma.

Muy poco tiempo

Informar sobre proyectos puede ser una carga. El día solo tiene unas horas y los ocupados miembros del equipo deben priorizar. Copiar y pegar información de los documentos del proyecto en un sistema externo parece ser un tiempo sin valor añadido, así que es fácil entender por qué poner la última información en el sistema tiene baja prioridad, si es que finalmente sucede.

Informar sobre la calidad no debería ser tan difícil

Dada la complejidad de las tareas y los factores sistémicos y humanos involucrados en la mejora de la calidad, no es difícil ver por qué muchas organizaciones luchan por conocer cómo están funcionando sus iniciativas.

Pero para los profesionales y líderes de calidad, el desafío es asegurarse de que la generación de informes sobre los resultados se convierta en un paso crítico en cada proyecto individual, y que todos los proyectos utilicen parámetros consistentes. Los equipos que pueden hacer esto encontrarán que sus resultados reciben más atención y más crédito por cómo afectan al resultado final.

Este hallazgo en el informe de ASQ subraya drasticamente los problemas en los que Minitab se ha enfocado recientemente. De hecho, nuestro software Companion by Minitab aborda de frente muchos de estos factores.

Companion utiliza una aplicación de escritorio que proporciona un conjunto completo de herramientas integradas para completar proyectos y la combina con un sistema de almacenamiento de proyectos basado en la nube y un panel basado en la web. Para los equipos, la aplicación de escritorio facilita la realización de proyectos, y dado que los datos del proyecto se almacenan centralmente y se transfieren automáticamente al tablero de instrumentos, informar sobre los proyectos no requiere, literalmente, ningún esfuerzo.

Para los ejecutivos, gerentes y partes interesadas, Companion ofrece una visión sin precedentes y sin parangón sobre el progreso, el rendimiento y el impacto final de toda la iniciativa de calidad de la organización, o cualquier parte individual de la misma.

Independientemente de las herramientas que utilicen, este asunto -cómo garantizar que los resultados de las iniciativas de mejora de la calidad se entiendan en toda la organización- es algo que todos los profesionales pueden abordar en su carrera profesional.

¿Cómo va usted a asegurarse de que los resultados de su trabajo va a llegar a los responsables de tomar decisiones en su organización?

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